Como Delegar de Forma Eficaz? Uma das grandes reclamações que eu ouço de muitos empresários – principalmente daqueles que estão lá no sufoco, que a empresa depende deles para tudo, que apagam muitos incêndios – é que a equipe não dá conta de entregar os resultados que ele acredita que seriam o ideal. 

Como delegar de Forma eficaz: Primeiros Passos

E aí, olha só: quando eu começo a ensinar o empresário a criar a cultura de processos na empresa, eu começo por alguns documentos que são essenciais e totalmente necessários. As pessoas acham que processo é fazer um manual. Manual é uma pequena parte do processo. E, também, um processo sozinho não resolve muita coisa. A gente tem que criar uma cultura de processos. 

Um desses documentos que eu criei é um material bem interessante, único e exclusivo, que se chama Rotina de Resultados. A Rotina de Resultados é um guia para o colaborador, para que ele possa saber como ele tem que entregar aqueles resultados do jeito certo. É um guia, um guia que leva ao resultado que se espera. 

Mas, antes de chegar nesse, tem um outro documento, que é vital que você aplique para todos os cargos, que se chama Descrição de Cargos e Responsabilidades. E aí começam os problemas. Sabe por quê? É porque muitos empresários só conseguem enxergar tarefas. Não conseguem enxergar responsabilidade. Não conseguem enxergar resultado. 

O Segredo para Cobrar Resultados do Jeito Certo

Mas como é que eu vou cobrar resultado da minha equipe se eu não sei o resultado que ela precisa me entregar? 

Percebe? A primeira coisa que se precisa ter é clareza: qual é o resultado que espero? E o resultado não é tarefa: a gente não delega tarefa para as pessoas. A gente delega resultado. A gente delega responsabilidade por aquele resultado. As tarefas fazem parte do que a pessoa tem que fazer para entregar aqueles resultados.

Quer ver como essa diferença vai ficar clara para você? 

Digamos que você contrate uma pessoa e que você dê para ela a tarefa de cobrar aqueles clientes que estão inadimplentes. Aí você ensina ela a cobrar: “passaram dois dias do vencimento, você vai mandar um WhatsApp; passaram três dias, você vai fazer uma ligação; passaram cinco dias, você vai mandar para cartório; passaram dez dias…”. Você passa todo um rito para a pessoa. 

Mas a tarefa continua: cobrar clientes inadimplentes. Sabe o que vai acontecer se você passar isso para a pessoa? Ela vai entender que o que ela tem que fazer se resume a executar aquele processo, fazer aquelas cobranças. E, por um lado, isso é bom. Mas, pense na seguinte situação: chega um determinado mês, você olha lá e a inadimplência está em 20%, 30%, 35%. Você se apavora e pensa: “poxa, eu contratei uma pessoa para fazer cobrança e ela não está fazendo”. Aí você vai lá e fala com ela, cobrando os resultados que não chegaram. Mas você recebe uma resposta do tipo: “Cara, eu mandei mensagem, eu liguei, eu mandei e-mail, eu mandei pra cartório, fiz tudo aquilo que você me ensinou”. 

Por que Não Delegar Tarefas

Na cabeça desse colaborador, para quem você delegou a tarefa, o que ele vai pensar é: “eu sei que ele não pagou, mas que culpa eu tenho? Eu fiz tudo o que você me mandou.” E isso porque ele é uma pessoa tarefeira. Ele só tem a responsabilidade de fazer uma tarefa. Ponto. Se ele fez a tarefa, por mais que você não esteja feliz com o resultado, você não pode brigar com ele. Por mais que você cobre ele, por mais que você diga para ele “cara, mas eu esperava mais, eu esperava melhor”, não está claro para ele: ele vai se sentir injustiçado – e com razão! Se o cara pagou ou não, não é problema dele: a tarefa dele era cobrar.

Agora, se você fizer o contrário disso e delegar a responsabilidade pelo resultado, como é que seria? “Fulano, você está sendo contratado e a tua responsabilidade é manter uma adimplência de 95%. Ou seja, o máximo que a gente aceita é 5% de inadimplência.” O que muda na hora que você faz isso? Muda que essa pessoa vai ter que se virar para bater aquela adimplência. “Mas, Campa, então eu vou deixar solto na mão dele?” Claro que não. Você vai dar uma série de subsídios, ferramentas, treinamentos, processos, documentação. Mas essa pessoa, com a responsabilidade dada, você pode cobrar por isso. Ela vai ter que estar apta a fazer algo a mais além daquela tarefa de simplesmente ligar, mandar uma mensagem, mandar para o cartório: ela vai ter que fazer algo a mais para garantir que aquela adimplência aconteça.

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Delegando Responsabilidades: O jeito Ideal

E, se isso não acontecer, tem que estar claro que essa pessoa é responsável por isso. Tem que estar claro que ela vai ter que se desdobrar para fazer isso acontecer. A delegação dessa responsabilidade vai ter que ser passada de um jeito tão forte que essa pessoa vai sentir que não está cumprindo as obrigações, se não fizer o que precisa. Você entende a diferença? Por mais que ela não tenha poder para resolver isso, ela tem poder para ir atrás, para falar com você, para ver estratégias, para estar acompanhando antes, para não deixar estourar aquele número, para fazer o que tem que fazer para garantir que aquele número aconteça. Isso é delegar a responsabilidade. É isso que você tem que delegar na sua empresa. 

Mas veja bem: para que tipo de pessoa eu delego a responsabilidade? Eu delego a responsabilidade para aquela pessoa que tem os valores parecidos com os valores da cultura da minha empresa, para aquela pessoa que se identifica com a missão da minha empresa, que bate com o jeito de ser da empresa, que casa direitinho com a descrição de pessoa ideal para trabalhar na empresa. Você entende? Então, tudo começa lá na contratação: eu preciso contratar as pessoas certas, e as pessoas certas são as que fecham com o jeito da empresa, que tem aquelas competências mínimas necessárias para estar ocupando aquele cargo. Quando eu encontro esta pessoa, o que eu tenho que fazer? Tenho que transferir a responsabilidade para ela. 

Como Delegar de Forma Eficaz: Conclusão

Todo mundo que você tem na sua empresa, em qualquer cargo ou função, pode receber uma responsabilidade. Responsabilidade sobre o resultado que eu, o empresário, quero que aconteça. Quando isso está claro para você e também para a sua equipe, você pode cobrar. É só você preparar as pessoas, aí sim você pode cobrar que isso aconteça. Isso vai eliminar demais tanto a dependência deles em você, quanto os incêndios que você possa ter. E vai deixar você livre para fazer aquilo que interessa: melhorar o lucro da sua empresa. 

Pensa no que eu te falei. Responsabilidade por um resultado. 

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Meu forte abraço e eu desejo que você Viva Positivamente.

Fernando Campanholo.